印鑑登録申請書等の紛失事案の発生について

1.概要

府中町役場において保管していた令和3年5月31日から8月19日までに受け付けた印鑑登録申請書、印鑑登録廃止申請書等（以下「印鑑登録申請書等」という。）の紛失事案が発生しました。

［申請書の記載情報］申請者の氏名、生年月日、性別、住所、登録印鑑の印影など
［添付書類］本人確認書類の写し、印鑑登録原票（副本）、委任状など
［対象人数］422人

このような事案が発生しましたことに、深くお詫び申し上げますとともに、事案の状況や対応等について、次のとおりお知らせします。

2.経緯

令和3年度の印鑑登録申請書等に関し令和6年8月に住民から申請状況について問い合わせがあり、町職員が対象文書を確認しようとしたところ、保管場所に対象文書がないことがわかりました。これを受けて、文書の保管場所や対象文書の範囲を拡大しながら調査を行いましたが、対象文書の所在が判明しなかったため、9月中旬に紛失したものと判断しました。
なお、現在のところ印鑑登録申請書等の外部への漏えいや悪用の事実は町で把握していません。

3.原因

印鑑登録申請書等については、保管状況や保存年限の確認が不十分であるなど文書管理が徹底されていなかったため、保存期間が満了した他の文書と併せて誤って廃棄した可能性が高いと考えています。なお、当該申請書等については、役場内の鍵付き保管庫で厳重に保管しているため、外部へ漏えいした可能性は低いと思われます。

4.対応

　紛失した印鑑登録申請書等の対象者全員に対して、文書によってお詫びと紛失の概要等をお知らせしました。

5.再発防止策

個人情報を含む文書の管理を徹底するとともに、次に掲げる具体的な再発防止策に取り組みます。

• 文書の保管状況が分かりやすいように年度や種類ごとに分類し、定期的な保管状況の確認を行います。
• 文書の廃棄にあたっては、複数人で保存期間を確認するなど内容確認を徹底します。

6.ダウンロード

• 報道発表資料 [PDFファイル／168KB]