個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの又は一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものをいいます。
個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第75条では、府中町が保有している個人情報ファイルについて、1,000人未満のものや1年以内に削除するもの等一部の場合を除き、必要な事項を記載した個人情報ファイル簿を作成し、公表することとされています。